마케팅 행사 진행비 지원과 관련하여 계약서 대신 협약서나 제안서로 증빙 처리를 대체할 수 있나요?

별도의 ‘계약서’라는 제목의 문서가 꼭 필요한 것은 아니지만, 제안서만으로는 부족할 수 있고 거래처가 지원 조건에 동의했다는 기록을 함께 남기는 편이 안전합니다. 협약서나 제안서도 실제로 양측이 합의한 내용을 보여준다면 거래 근거로 활용할 수 있습니다.

문서에는 적어도 다음 내용을 분명히 적어 두세요.

• 행사명·일정과 양측의 역할
• 거래처가 부담하는 지원금액과 지급 시기·방법
• 지원금의 성격: 홍보·광고 등 제공 혜택의 대가인지, 별도 혜택 없는 비용 분담인지
• 거래처에 제공할 로고 노출, 광고물 게시 등 구체적인 내용이 있다면 그 범위와 결과물
• 실제 행사비 정산 방식과 잔액·변경 시 처리 방법

특히 제안서가 일방적으로 작성된 문서라면 거래처의 수락·합의를 입증하기 어려울 수 있습니다. 제안서에 서명하거나, 협약서로 정리하거나, 거래처가 조건을 승인한 이메일·전자결재·메시지 등을 함께 보관하세요. 문서 형식보다 실제로 어떤 혜택을 제공하고 어떤 이유로 돈을 받았는지가 중요합니다.

세금계산서 여부는 문서 제목만으로 결정되지 않습니다. 거래처에 홍보·광고 등 대가가 되는 용역을 제공한다면 협약서나 제안서로 작성했더라도 그 실질에 따라 세금계산서 발급 여부를 판단해야 합니다. 반대로 아무런 재화·용역이나 홍보 혜택 없이 행사비만 나누어 부담하는 구조라면, 합의 문서와 실제 지출증빙·이체내역으로 비용분담 사실을 설명할 수 있도록 갖춰 두세요. 다만 이번에 제공된 근거에는 부가가치세상 세금계산서 발급 요건이 포함되어 있지 않아, 2027년 행사분의 세금계산서 발급 시기와 의무는 행사 시점의 법령 및 실제 약정 내용을 별도로 확인해야 합니다.