연말정산 대행 견적을 받을 때 어떤 자료를 준비해야 하나요?

연말정산 대행 견적을 받을 때는 직원별 급여·원천징수 자료와 공제 신청 자료의 종류·분량을 준비하시면 업무 범위와 견적을 판단하는 데 도움이 됩니다. 다만 견적 단계에서 모든 직원의 민감한 증빙을 먼저 제출할 필요는 없고, 우선 보유 자료 목록과 인원·자료 상태를 정리한 뒤 대행 범위를 협의하시는 편이 좋습니다.

견적 상담 때 정리할 자료

• 직원 관련 기본 자료: 연말정산 대상 직원 수, 입·퇴사자나 두 곳 이상 근무한 직원이 있는지, 부양가족 공제를 신청하는 직원이 있는지 등을 정리합니다.
• 급여·원천징수 자료: 직원별 급여 지급 내역, 이미 원천징수한 세액, 전 직장 근로소득이 있는 직원의 원천징수영수증 등 현재 보유 자료를 확인합니다. 중도 퇴직자나 두 곳 이상 근무한 직원은 전 근무지의 근로소득원천징수영수증과 소득자별 근로소득원천징수부가 관련 자료입니다.
• 직원 공제신고 자료: 소득·세액공제신고서와 간소화 자료, 간소화 서비스에 나오지 않아 직원이 별도로 모은 영수증·증명서류가 있는지 확인합니다.
• 공제별 증빙 자료: 해당 공제를 신청하는 직원에 한해 의료비지급명세서와 의료비 영수증, 교육비납입증명서, 기부금명세서와 기부금영수증, 보험료 납입증명서 등을 준비합니다. 주택자금공제는 해당 공제에 맞는 계약서·상환 관련 서류가 있는지 확인하고, 부양가족 공제를 신청하면 주민등록표등본 등 가족관계 확인 자료가 필요할 수 있습니다.

견적과 실제 제출을 구분하세요

견적을 받을 때는 위 자료를 모두 직원별로 전달하기보다, 직원 수, 공제자료가 준비된 정도, 누락·수기 자료의 예상량, 전 직장 자료가 필요한 직원 수를 목록으로 알려주는 방식이 적절합니다. 개인정보가 포함된 실제 서류의 전달 방식과 필요한 범위는 대행 업무를 맡기기로 한 뒤 별도로 정하시는 것이 좋습니다.

실제 연말정산을 위해서는 근로자가 공제신고서와 관련 증빙을 원천징수의무자에게 제출해야 합니다. 제출 시점은 원칙적으로 해당 과세기간 다음 연도 2월분 급여를 받는 날까지이며, 퇴직자는 퇴직한 달의 급여를 받는 날까지입니다. 공제 증빙을 제출하지 않으면 해당 공제를 반영하기 어려울 수 있으므로, 누락 자료가 있는 직원은 미리 구분해 두세요.