선급금 사용내역서가 요구되는 구체적인 상황은 무엇인가요?

선급금 사용내역서(선급금 사용내역 보고서)는 법적으로 언제든지 반드시 제출해야 하는 서류는 아닙니다. 다만 다음과 같은 구체적인 상황에서 요구될 수 있습니다. 1️⃣ 계약서에 명시된 경우 – 계약 체결 시 ‘선급금 사용내역을 발주자에게 보고한다’는 조항이 포함돼 있으면, 그 조항에 따라 사용내역서를 제출해야 합니다. 2️⃣ 공공·국가사업 – 국가·지방자치단체가 발주하는 공사·용역 등에서는 투명성 확보를 위해 선급금 사용내역을 별도로 보고하도록 규정하는 경우가 있습니다(예: 조달청·건설사업관리법 등). 3️⃣ 대규모·고액 선급금 – 계약금액 대비 선급금 비율이 높거나 금액이 큰 경우, 발주자는 자금의 적정 사용 여부를 확인하고자 사용내역서를 요구할 수 있습니다. 4️⃣ 세무·회계 검토 – 원천징수·부가가치세 등 세무 신고 시 선급금이 실제 비용으로 전환되는 시점과 금액을 확인하기 위해 세무당국이나 회계감사인이 사용내역서를 요구할 수 있습니다. 5️⃣ 분쟁 예방·해소 – 계약 이행 과정에서 분쟁 가능성이 있을 때, 발주자는 사전 증거자료 확보 차원에서 사용내역서를 요구하기도 합니다.

하지만, 위와 같은 경우가 아니면 선급금 사용내역서를 제출하지 않아도 계약상 의무 위반이 되지는 않습니다. 발주자가 ‘사용내역서 미제출’만을 이유로 대금을 지급하지 않거나 계약을 해제하려면, 그 행위가 계약 목적 달성에 실질적으로 필수적인 ‘주된 채무’ 위반인지 여부를 판단해야 하며, 일반적으로는 부수적 의무 위반에 해당해 계약 해제 사유가 되지 않습니다(대법원 1996. 7. 9. 선고 96다14364 판결).