해외 소프트웨어 구독료를 회사 경비로 처리하기 위해 보관해야 하는 증빙 서류는 무엇인가요?

해외 소프트웨어 구독료는 해외 공급자에게서 제공받은 용역이므로 국내 세금계산서 등을 받지 못하더라도, 업무 관련성과 실제 결제 사실을 확인할 수 있는 자료를 함께 보관하시는 것이 좋습니다.

법인세법상 해외에서 재화나 용역을 공급받은 경우에는 세금계산서·계산서·카드전표·현금영수증 등 정규 증빙을 수취해야 하는 의무의 예외가 될 수 있습니다. 다만 이는 지출 사실을 증명할 필요까지 없다는 뜻은 아닙니다. 구독료가 회사 사업과 관련된 통상적인 비용이라는 점도 확인되어야 손금(법인세 계산 시 비용으로 인정되는 금액)으로 처리할 수 있습니다.

실무상 다음 자료를 한 거래별로 보관해 두세요.

• 공급자명, 구독 상품·기간, 금액, 통화 및 세금 표시가 확인되는 청구서·인보이스 또는 영수증
• 법인카드 명세서나 카드 결제 내역, 계좌이체 확인증 등 실제 지급을 보여주는 자료
• 구독 신청·갱신 내역이나 계약·주문 확인서 등 회사가 어떤 서비스를 이용했는지 보여주는 자료
• 업무용으로 사용했다는 점을 설명할 수 있는 내부 승인 내역, 사용자·부서 정보 또는 업무 활용 기록

청구서만 있고 결제자료가 없거나, 결제내역만 있고 어떤 서비스의 구독료인지 확인되지 않으면 지출의 성격과 실제 지급을 설명하기 어려울 수 있습니다. 회사 비용으로 처리한 사유와 증빙을 장부의 해당 거래와 연결해 두시면 좋습니다.

법인은 원칙적으로 사업 관련 모든 거래의 증명서류를 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 다만, 5년보다 오래된 사업연도의 결손금을 공제하려는 경우에는 그 결손금 관련 증빙을 공제되는 소득의 귀속 사업연도 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하는 별도 규정이 있습니다. 해외 청구서에 외국 세금이 표시되어 있더라도 그 자료가 한국의 세금계산서가 되는 것은 아니므로, 청구서의 세금 표시와 결제내역은 구분해 보관하세요.