직원 회식비와 거래처 식사비는 어떻게 구분하나요?

직원들만 참석한 회식은 직원 복지를 위한 비용이면 복리후생비, 거래처와 식사하며 업무 관계를 원활하게 하려는 지출이면 기업업무추진비(종전 접대비)로 구분합니다.

구분의 핵심은 계정과목 이름이 아니라 누가 참석했는지, 식사의 목적이 무엇인지입니다.

• 직원 회식비: 임직원(근로자)을 위한 직장회식비 등 복리후생 성격의 지출입니다. 법인은 법인세법 시행령 제45조에 따라 직장회식비 등 열거된 비용이나, 그와 비슷하고 사회통념상 타당한 비용인지 살펴 손금 처리합니다. 특정 임직원만을 위한 사적 모임이거나 금액이 과도하면 복리후생비로 인정받기 어려울 수 있습니다.
• 거래처 식사비: 거래처 등 업무와 관련된 사람에게 접대·교제 등의 목적으로 지출한 비용입니다. 법인이라면 기업업무추진비로 분류하고, 세법상 손금 한도와 지출증빙 요건을 적용합니다. 영수증만으로 업무 목적이 드러나지 않을 수 있으므로 거래처명, 참석자, 업무상 목적을 함께 기록해 두는 것이 좋습니다.
• 직원과 거래처가 함께 참석한 식사: 참석자와 지출 목적을 확인해 실제 성격에 따라 구분하는 것이 원칙입니다. 일률적으로 전액을 복리후생비로 처리하기보다 참석자 명단과 회의·접대 목적 등 객관적인 자료를 남기세요.

실무상 식당 영수증이나 카드전표에 일자·장소·참석자·업무 목적을 연결해 보관하고, 회사의 회식 기준과 실제 지출이 맞는지도 확인하시면 좋습니다. 거래처 식사비는 기업업무추진비 한도 안에 있더라도 법에서 요구하는 증빙을 갖추지 못한 경우 손금으로 인정되지 않을 수 있습니다. 반대로 직원 회식비라는 명칭을 붙였더라도 실제로는 거래처 접대 목적이면 기업업무추진비로 판단될 수 있습니다.

개인사업자도 거래처 식사비는 사업과 관련된 기업업무추진비인지, 직원 회식비는 직원 복지를 위한 사업 관련 지출인지 각각 구분해야 합니다. 다만 법인의 ‘손금’과 개인사업자의 ‘필요경비’는 적용 규정이 다르므로 장부에서도 사업 형태에 맞는 계정으로 처리하세요.