법인 대표가 직원일 경우 여비교통비 계정과목을 사용할 수 있나요?

대표이사도 실제 업무출장에 든 여비교통비라면 법인 비용으로 처리할 수 있습니다. 다만 계정과목에 ‘여비교통비’라고 적는 것만으로 인정되는 것은 아니며, 법인 업무와의 관련성·금액의 적정성·지출 사실을 입증할 수 있어야 합니다.

법인세법상 사업과 관련해 발생한 통상적인 비용은 손금(법인 소득에서 빼는 비용)이 될 수 있고, 여비는 업무 수행에 통상 필요하다고 인정되는 범위에서 손금으로 인정됩니다. 대표이사가 등기임원이라면 직원이 아니더라도 ‘임원’으로서 업무출장 여비를 처리할 수 있습니다. 다만 실제 출장 없이 지급했거나 개인 여행·관광비가 섞여 있다면 그 부분은 업무비용으로 인정받기 어렵습니다.

처리할 때는 다음을 갖추시는 것이 좋습니다.

• 출장 목적, 방문처, 일정과 출장자를 확인할 수 있는 출장신청서·출장보고서
• 교통·숙박 영수증, 카드내역 등 실제 지출 증빙
• 여비규정이나 사규 등 합리적인 지급 기준
• 업무와 무관한 개인 일정이 함께 있었다면 업무 관련 부분과 개인 부분의 구분

국내출장비는 업무상 통상 필요한 금액까지만 손금으로 인정되며, 초과 지급분은 대표이사의 급여로 판단될 수 있습니다. 해외출장도 업무상 필요한 부분만 인정되고, 관광 등 개인 일정에 해당하는 비용은 제외될 수 있습니다. 특히 대표이사가 임원·직원이 아닌 지배주주등에 해당하는 경우에는 여비를 지급해도 손금에 산입하지 않는 별도 제한이 있으므로, 대표이사의 지위와 지배주주 해당 여부를 함께 검토해야 합니다.

따라서 실제 업무출장에 대한 비용이고 증빙·내부 지급기준이 갖춰졌다면 여비교통비 계정으로 처리할 수 있지만, 사적 지출이나 과다 지급분까지 같은 계정으로 처리해서는 안 됩니다.