출장 시 외부 거래처와 관련된 비용도 여비교통비로 처리하나요?

출장 중 거래처를 방문하기 위해 본인이 쓴 교통비·숙박비는 여비교통비로 처리할 수 있지만, 거래처 사람에게 쓴 식사·접대 비용까지 출장비가 되는 것은 아닙니다. 비용의 이름보다 실제 지출 목적과 사용처로 구분합니다.

• 여비교통비: 사업자나 직원(근로자)이 업무상 거래처를 방문하거나 회의에 참석하기 위해 이동하면서 부담한 교통비·숙박비 등입니다. 출장 목적, 일정과 실제 지출이 업무와 관련 있음을 확인할 수 있어야 하고, 회사나 사업장의 합리적인 지급 기준과 영수증·출장 기록 등을 갖춰 두는 것이 좋습니다.
• 기업업무추진비(접대비): 거래처와 업무를 원활히 진행하려고 거래처 관계자에게 제공한 식사·선물 등은 출장 중 지출했더라도 여비교통비가 아니라 기업업무추진비 성격으로 봅니다. 개인사업자는 소득세법 제35조에 따라 관련 지출의 증빙 요건과 필요경비 산입 한도를 별도로 살펴야 합니다.
• 거래처 직원의 교통비·숙박비를 대신 부담한 경우: 본인의 출장 이동비와 구분해야 합니다. 거래처 업무를 위한 접대·지원인지, 계약상 부담하기로 한 비용인지 등 실제 사정을 보고 계정과목과 세무 처리를 판단해야 하므로, 단순히 출장 중 발생했다는 이유만으로 여비교통비 처리하기는 어렵습니다.

예를 들어 거래처 사무실까지 간 본인의 기차표는 여비교통비가 될 수 있지만, 거래처 담당자와 함께한 식사비는 기업업무추진비로 구분하는 방식입니다. 법인이라면 거래처 방문 목적과 출장자·일정·영수증을, 개인사업자라면 여기에 사업 관련성과 지출 증빙을 함께 보관해 두세요. 최종 계정과목은 비용을 누가 부담했는지와 어떤 목적으로 썼는지에 따라 달라질 수 있습니다.