등기부등본, 인감증명서, 정관, 주주명부 모두 원본으로 제출해야 하나요?

등기부등본·인감증명서·정관·주주명부를 모두 원본으로 내야 하는 것은 아닙니다. 제출하는 절차와 서류별 규정에 따라 달라집니다.

• 법원에 증거서류로 제출하는 경우: 민사소송법 제355조에 따라 원본, 정본 또는 인증된 등본을 제출할 수 있습니다. 법원이 필요하다고 보면 원본 제출을 요구할 수 있습니다. 서증 사본은 상대방 수에 1을 더한 수만큼 함께 내는 것이 원칙입니다.
• 등기 신청에 첨부하는 경우: 서류마다 원본 제출 여부가 다를 수 있습니다. 상업등기 신청에 첨부한 원본은 원칙적으로 반환을 청구할 수 있지만, 신청에만 쓰려고 작성한 위임장이나 인감증명서·법인등기사항증명서처럼 다시 발급받을 수 있는 서류는 반환 대상이 아닙니다. 반환을 청구할 수 있는 원본은 원본과 같다는 취지를 적은 사본을 함께 내야 합니다.
• 세무서에 법인 설립신고 등을 하는 경우: 제출서류 규정은 정관과 주주등 명세서 등을 요구하지만, 이 자료만으로 각 서류를 반드시 원본으로 내야 한다고 일률적으로 말하기는 어렵습니다.

따라서 등기부등본과 인감증명서는 다시 발급받을 수 있는 서류라 원본을 제출하면 돌려받지 못할 수 있고, 정관·주주명부도 제출처가 법원인지 등기소인지 세무서인지, 해당 신청에서 정한 첨부서류 요건이 무엇인지 확인해야 합니다. 원본 제출이 필요한지 불분명하면 원본을 내기 전에 제출처의 안내를 확인하시고, 사본 제출이 허용되는 절차라면 사본을 준비하시는 편이 안전합니다.