해외 출장 시 식비 정산 시 영수증이 반드시 필요한가요?

해외 출장 식비는 영수증이 항상 있어야만 정산할 수 있다고 단정하기 어렵지만, 실제 지출을 정산받는다면 영수증을 갖추는 것이 가장 안전합니다. 회사의 출장비 지급기준과 식비의 지급 방식에 따라 달라집니다.

회사가 출장지·기간 등을 고려해 정한 기준에 따라 출장비를 지급하고, 그 금액이 실제로 필요한 비용을 충당할 정도라면 실비변상적 급여로 보아 근로소득에 포함되지 않을 수 있습니다. 반면 직원이 식비를 먼저 내고 실제 지출액을 회사에 청구하는 방식이라면, 영수증이나 카드내역 등으로 지출 사실과 출장 관련성을 확인할 수 있게 정산자료를 남기는 편이 좋습니다. 제공된 기준은 실제 지출한 항공료·숙박비의 증빙을 예로 들고 있어, 식비 영수증의 구체적인 필수 요건까지는 확인되지 않습니다.

법인세상으로는 국외에서 재화나 용역을 공급받은 거래가 일정한 지출증명서류 수취 예외에 해당할 수 있습니다. 다만 이는 법정 적격증빙을 반드시 받아야 하는 의무의 예외이지, 지출 사실이나 업무 관련성을 입증할 자료까지 없어도 된다는 뜻은 아닙니다. 따라서 영수증을 받기 어려웠다면 카드 이용내역, 결제내역, 출장 일정과 회사의 출장비 기준 등 남아 있는 자료를 함께 보관하는 것이 좋습니다.

실무적으로는 회사의 출장비 규정에 정액 식비 지급인지 실비 정산인지 확인하고, 실비 정산이라면 식당 영수증이나 카드내역을 제출하세요. 증빙을 받을 수 없는 사정이 있었다면 그 사유와 지출 내역을 기록해 두시는 것이 안전합니다.