질병으로 인한 자진퇴사 시 회사에 휴직이나 업무전환을 요청했다는 기록은 어떤 방식으로 남기는 것이 좋은가요?

질병으로 자진퇴사한 경위를 설명하려면, 퇴사 전에 휴직·병가나 업무전환을 요청한 사실과 회사의 답변이 날짜와 내용까지 확인되도록 기록을 남기시는 것이 좋습니다. 법정 양식이 정해져 있는 것은 아니므로, 이메일·사내 결재 시스템처럼 나중에 원문과 발신·수신 날짜를 확인할 수 있는 방법을 이용하세요.

요청 기록에 담을 내용

1. 요청한 날짜와 원하는 조치: 병가·휴직 또는 업무전환 가운데 무엇을 요청하는지, 희망 시작일과 기간을 적습니다.
2. 업무 수행에 어려움이 생긴 이유: 진단서나 의사 소견에 기재된 근로 제한을 바탕으로, 현재 맡은 업무 중 어떤 부분이 어려운지 사실대로 설명합니다. 병명만 적기보다 업무와 제한이 어떻게 연결되는지 쓰는 편이 좋습니다.
3. 가능한 대안: 업무를 조정하면 근무할 수 있는 경우에는 가능한 업무나 피해야 할 업무·시간·환경을 함께 제시합니다. 의학적으로 판단되지 않은 내용은 단정하지 마세요.
4. 회사의 검토와 답변 요청: 휴직이나 업무전환이 가능한지, 어렵다면 그 이유와 검토 결과를 서면으로 회신해 달라고 요청합니다.

예를 들면, “의사 소견상 ○월 ○일까지 ○○ 업무가 어렵다고 안내받았습니다. 해당 기간 병가·휴직 또는 ○○ 업무로의 전환을 요청드립니다. 첨부한 소견을 검토해 가능한 조치와 답변을 서면으로 알려주시기 바랍니다”처럼 간결하게 작성할 수 있습니다.

증거를 보관하는 방법

• 요청서 원본, 보낸 이메일, 사내 결재 화면, 메신저 대화와 회사의 답변을 날짜가 보이도록 보관하세요. 회사가 구두로 답했다면 대화 날짜·참석자·답변 내용을 바로 메모한 뒤, “오늘 말씀하신 내용을 확인한다”는 이메일로 다시 남기면 기록을 보완할 수 있습니다.
• 진단서·소견서, 업무분장표나 근무표 등 실제 담당 업무를 보여주는 자료도 함께 모으세요. 의료자료에는 불필요한 개인정보가 포함되지 않도록 필요한 범위만 제출하고 사본을 보관하는 것이 좋습니다.
• 회사가 답하지 않거나 요청을 거절하면 재요청과 회신·무응답 사실도 보관하세요. 요청 기록만으로 수급자격이 자동 인정되는 것은 아니며, 실제 업무 내용, 질병 상태, 회사가 검토한 조치와 퇴사 경위 등을 함께 살펴 판단될 수 있습니다.

퇴사 의사를 먼저 확정하거나 사직서를 제출하기 전에 요청과 회사 답변을 남기는 편이 경위를 설명하는 데 유리합니다. 이미 퇴사하셨다면 과거 이메일·메신저·결재 기록을 보존하고, 당시 구두 요청이 있었다면 기억에 의존한 작성임을 분명히 해 날짜와 내용을 정리하세요. 사실과 다르게 작성하거나 회사에 실제와 다른 퇴사 사유를 기재해 달라고 요청해서는 안 됩니다.