해외 업체로부터 invoice 취소나 credit note를 받지 못하는 경우, 해당 비용을 어떻게 증빙할 수 있나요?
해외 업체가 취소 invoice나 credit note를 보내주지 않아도, 해외에서 공급받은 거래는 정규증빙 수취 예외가 될 수 있지만, 실제 지출과 거래 내용을 보여 주는 자료는 별도로 보관하셔야 합니다. 다만 계약이 해제되어 환급받을 돈이 생겼다면, 그 금액을 비용으로 계속 처리할 수 있는지는 실제 용역 제공 여부와 환급받을 권리에 따라 달라집니다.
보관할 자료
가능한 한 아래 자료를 한 묶음으로 정리해 두세요.
- 최초 계약서·발주서와 업무범위, 대금 조건
- 해외 업체가 발행한 최초 invoice 및 송금확인증, 은행 거래내역
- 계약 해제·취소 조항과 해제 사유를 확인할 자료
- 업체에 보낸 취소 통지, credit note·환급 요청 및 연락 시도 기록
- 업체의 회신이 없거나 연락이 닿지 않는 사실을 보여 주는 이메일·메신저 등의 기록
- 용역을 실제로 제공받았는지 확인할 자료(업무 결과물, 진행 내역, 미이행 확인 자료 등)
- 환급을 청구할 권리가 있다면 청구 금액과 미환급 사실을 보여 주는 자료
이 자료들은 거래가 실제로 있었고, 돈이 지급됐으며, 이후 계약이 해제되거나 용역이 이행되지 않았다는 점을 설명하는 데 도움이 됩니다. 최초 invoice만으로 해제 사실이나 환급 여부까지 입증되는 것은 아니므로, 해제 통지와 용역 이행 여부를 보여 주는 자료도 함께 갖추는 것이 중요합니다.
세무상 처리할 때의 구분
법인이 국외에서 재화·용역을 공급받은 거래는 지출증명서류 수취 특례에 해당할 수 있습니다. 개인사업자도 거래 상대방이 국내사업장 없는 비거주자·외국법인이거나 국외에서 재화·용역을 공급받은 경우에는 관련 예외가 적용될 수 있습니다. 따라서 해외 업체의 국내용 세금계산서가 없다는 사정만으로 곧바로 비용 증빙이 전혀 없는 것은 아닙니다. 법적 근거는 법인세법 제116조 및 같은 법 시행규칙 제79조제4호, 소득세법 시행령 제208조의2입니다.
다만 증빙 수취 예외가 곧 비용 인정이나 거래 취소를 뜻하지는 않습니다. 용역을 일부라도 제공받았다면 그 부분의 비용 여부를 따져야 하고, 전혀 제공받지 못했으며 환급받을 권리가 있다면 회계상 선급금·미수금 등으로 남겨야 하는지 검토가 필요합니다. 반대로 환급받을 권리나 계약 해제 자체가 다투어지는 경우에는 마이너스 비용으로 단정하기 어렵습니다.
우선 계약서상 취소·환급 조건을 확인하고, 업체에 보낸 통지와 실제 이행 내역을 정리해 장부 및 세무조정에 반영하세요. 법인은 법인세 신고 때 비용의 업무 관련성과 거래 실질을 설명할 수 있도록 증빙을 함께 보관하는 것이 좋습니다. 거래의 실재와 계약 해제 여부가 다툼이 되면 세무상 비용 처리와 별개로 계약에 따른 권리·의무 검토가 필요할 수 있습니다.
