관리외수익의 집행 시 주의할 점은 무엇인가요?

관리외수익은 장부에 수익으로 기록했다고 해서 곧바로 원하는 용도로 지출할 수 있는 돈은 아니며, 해당 단지의 현행 관리규약과 예산·의결 절차에 맞춰 집행해야 합니다.

공동주택관리법 시행령은 관리규약준칙에 관리로 발생한 수입의 용도와 사용절차, 회계관리 사항이 포함되도록 하고, 입주자대표회의의 의결사항에 관리규약에서 정한 사항도 포함합니다. 따라서 실제 집행 가능 여부는 준칙만 볼 것이 아니라 단지의 현행 관리규약과 하위 규정을 확인해 판단해야 합니다.

집행 전에 다음을 점검하세요.

• 수익의 성격과 귀속을 구분합니다. 입주자 기여분인지, 입주자와 사용자가 함께 기여한 수익인지 구분해 기록하고, 관리규약이 정한 적립·사용 목적에 맞는지 확인합니다. 수익 종류에 따라 적립이나 사용 방식이 다를 수 있습니다.
• 사용 목적과 승인 근거를 먼저 확보합니다. 관리규약에 정한 용도·절차가 있는지 확인하고, 해당 규약이 예산 편성이나 입주자대표회의 의결을 요구하면 지출 전에 절차를 마칩니다. 예산에 반영됐다는 사실만으로 규약상 별도 의결이 필요한 절차를 대신할 수 있다고 단정하지 마세요.
• 지출 증빙과 의사결정 기록을 남깁니다. 지출 결의, 회의록, 계약서·견적서, 세금계산서나 영수증, 이체 내역을 서로 연결해 보관하고, 수익 발생액·사용액·잔액이 장부와 맞는지 확인합니다. 관리외수익과 관련 비용은 회계상 각각 적절한 계정으로 기록해야 하며, 회계처리는 지출 권한이나 사용 목적을 정하는 절차를 대신하지 않습니다.
• 규약이 정한 공개·보고 절차를 지킵니다. 관리외수익의 발생·사용·잔액을 누구에게, 언제, 어떤 방식으로 공개하거나 보고해야 하는지 단지 규약과 회계 관련 기준에서 확인합니다.

관리규약에 용도나 절차가 없거나, 예정된 지출이 규약의 목적에 맞는지 불분명하다면 먼저 규약 개정 필요성 및 입주자대표회의 의결 요건을 검토하고, 승인 전에 지출하지 않는 편이 안전합니다. 특정 비율 한도나 지출 가능 항목을 다른 단지의 규약에서 그대로 가져오면 안 됩니다. 그런 기준은 개별 단지의 현행 규약에 따라 달라질 수 있습니다.