직원이 5,000원짜리 소모품을 구매하고 영수증을 제출하여 시재금으로 지급했는데, 적요에 '직원 대리구매'라고 기재해도 되나요?

적요에 ‘직원 대리구매’라고 적어도 되지만, 소모품의 내용과 사용 목적이 드러나도록 함께 적는 편이 좋습니다. 예를 들면 ‘작업용 소모품 구입(직원 대리구매, 영수증 첨부)’처럼 기록하시면 됩니다.

이번 5,000원 지출은 건당 3만원 이하이므로, 사업 관련 재화·용역을 공급받은 거래라면 세금계산서·카드전표·현금영수증 같은 정규 증빙을 반드시 받아야 하는 의무의 예외에 해당할 수 있습니다. 다만 이 예외가 비용의 업무 관련성까지 자동으로 인정한다는 뜻은 아닙니다. 소득세법 제160조의2는 사업 비용의 증명서류를 받아 보관하도록 하고, 3만원 이하 거래는 정규 증빙 수취의 예외로 두고 있습니다.

따라서 제출받은 영수증은 시재금 지급 기록과 연결해 두시고, 장부나 지출결의서에는 구입일, 품목, 금액, 업무상 사용처, 구매 직원, 시재금 지급 사실을 확인할 수 있게 남겨 두세요. 영수증만으로 품목이나 거래 내용이 분명하지 않다면 간단한 메모를 덧붙이는 것이 안전합니다. ‘직원 대리구매’만 적으면 무엇을 왜 샀는지 확인하기 어려울 수 있습니다.