재고를 폐기할 때 세무상 비용으로 인정받으려면 어떤 기록이 필요한가요?
재고 폐기손실을 세무상 반영하려면 재고가 파손·부패 등으로 정상가격에 팔 수 없게 된 상태와 실제 폐기 사실, 폐기한 수량·가액을 객관적으로 확인할 수 있는 기록을 남기셔야 합니다. 단순히 팔리지 않거나 할인판매를 했다는 사정만으로 남은 재고를 폐기손실로 처리할 수 있는 것은 아닙니다.
개인사업자는 파손·부패 등으로 정상가격에 판매할 수 없는 재고자산의 장부가액을 감액할 수 있고, 감액한 금액은 필요경비에 반영할 수 있습니다. 기준은 해당 과세기간 종료일 현재 처분 가능한 가액입니다. 따라서 재고가 실제로 훼손되어 팔 수 없었는지, 감액한 금액이 합리적인지를 뒷받침하는 자료가 중요합니다(소득세법 제39조제4항제1호).
실무상 다음 자료를 재고별로 모아 두시면 폐기 사유와 금액을 설명하는 데 도움이 됩니다.
- 폐기 대상 재고 목록: 품명, 규격, 수량, 장부상 단가·금액, 폐기 예정·실제 날짜
- 폐기 사유 자료: 파손·부패 상태, 유통기한 경과 등 사유를 기록한 내부 보고서나 점검 기록
- 상태와 폐기 과정 자료: 폐기 전후 사진, 폐기 승인 기록, 폐기 확인서 또는 처리업체의 인수·처리 내역
- 금액 산정 자료: 재고수불부·재고실사표, 장부가액 계산 내역, 폐기 시 처분 가능한 가격을 확인할 수 있는 자료
- 회계 기록: 폐기 수량을 재고에서 차감하고, 감액 또는 손실을 해당 과세기간에 반영한 장부 기록
위 서류 하나하나가 법에 정해진 단일한 필수 서식이라는 뜻은 아닙니다. 중요한 것은 자료를 서로 맞춰 보았을 때 어떤 재고를 왜, 언제, 얼마나 폐기했고 장부가액을 어떻게 처리했는지 확인되는 것입니다. 폐기물 처리업체를 이용했다면 확인서·거래내역 등도 함께 보관하시고, 매각 가능한 물품을 처분한 경우에는 폐기가 아니라 실제 매각으로 기록해야 합니다.
법인도 재고자산이 파손·부패 등으로 정상가격에 판매할 수 없는 경우의 감액평가와 폐기 사실을 구분해 회계 처리해야 합니다. 특히 재고를 실제 폐기했다면 재고수불부와 실사자료, 내부 결재·폐기 증빙을 서로 일치시키고, 장부에 반영한 사업연도와 금액이 맞는지 확인하시는 것이 좋습니다. 폐기 증빙이 불충분하거나 정상가격 판매가 가능했던 재고라면 손실 인정 여부가 문제될 수 있습니다.
