회사 직원이 개인 경비로 다날을 통해 LGU+ 휴대폰 결제를 했을 때, 회사에서 받아야 하는 증빙 서류는 무엇인가요?

다날 결제내역만으로는 무엇을 구입했는지와 실제 공급자가 누구인지 확인하기 어려우므로, 다날 거래내역과 실제 판매처의 영수증·세금계산서 등 증빙을 함께 받아 보관하시는 것이 안전합니다. LGU+ 휴대폰 요금에 합산 결제된 경우에는 상세 청구내역도 함께 받으세요.

법인이 사업자에게서 재화나 용역을 공급받고 대금을 지급한 경우, 원칙적으로 신용카드매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 해당 거래에 맞는 증빙을 받아야 합니다(법인세법 제116조제2항). 다만 직원이 개인 휴대폰으로 결제했다는 사실만으로 그 결제내역이 회사의 적격증빙이 되는 것은 아니며, 지출이 회사 업무와 관련된 비용인지도 별도로 확인해야 합니다.

실무적으로 직원에게 다음 자료를 받으세요.

• 다날 결제내역: 결제일, 금액, 거래번호, 결제처 등 확인 자료
• 실제 판매처의 증빙: 판매처가 발급한 카드매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 해당하는 서류. 다날은 결제대행자일 수 있으므로, 결제내역에 다날만 표시되면 실제 판매처와 구입 품목이 드러나는 자료를 추가로 확보하세요.
• LGU+ 상세 청구내역: 해당 결제가 휴대폰 요금에 합산되었다면 결제 항목·판매처·금액이 확인되는 명세서
• 회사 내부 자료: 직원의 경비청구서와 업무 목적을 확인할 수 있는 자료(구매내역 등)

통신요금 자체를 결제한 것인지, 휴대폰 소액결제로 다른 업체의 상품·서비스를 산 것인지에 따라 발급 가능한 증빙의 발급자가 달라집니다. 따라서 실제 판매처를 확인한 뒤 그 판매처에서 증빙을 받는 것이 핵심입니다. 카드매출전표를 보관한 경우에도 거래처와 품목, 사업 관련성을 뒷받침하는 자료는 함께 정리해 두시는 편이 좋습니다. 법인의 관련 장부와 증명서류는 원칙적으로 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다(법인세법 제116조제1항).