비영리임의단체가 사무실을 임대할 때 건물주 허락을 받기 위해 필요한 서류는 무엇인가요?

비영리 임의단체가 사무실을 임차할 때 건물주에게 내야 하는 서류가 법으로 일률적으로 정해져 있지는 않지만, 단체의 실체와 계약을 체결할 대표자의 권한을 확인할 자료를 준비하시는 것이 좋습니다.

보통 다음 서류를 준비해 건물주와 협의합니다.

• 정관·회칙 등 단체의 조직과 운영에 관한 규정
• 대표자 선임을 확인할 자료: 선임서, 회의록, 임명장 등
• 대표자 신분증 및 단체 직인
• 고유번호증이 이미 있다면 그 사본
• 단체 내부 규정상 사무실 임차에 의결이 필요하다면 회의록 또는 임차 승인 결의서

특히 계약서에는 임차인을 대표자 개인이 아니라 단체 명의로 표시하고, 대표자가 단체를 대표해 서명한다는 점을 명확히 하는 편이 안전합니다. 건물주가 대표자의 계약 권한이나 단체의 책임재산을 확인하기 위해 추가 서류를 요구할 수 있으므로, 필요한 자료는 계약 전에 서로 확인하시는 것이 좋습니다.

단체가 아직 고유번호증이 없더라도 그것만으로 임대차계약을 체결할 수 없다고 단정할 수는 없습니다. 다만 세무서에 ‘법인으로 보는 단체’ 승인을 신청하려는 경우에는 국세기본법 시행령 제8조에 따라 단체의 명칭·주소·대표자·고유사업·재산상황 등을 적은 문서와 정관 또는 조직·운영 규정을 제출하고, 승인을 받으면 원칙적으로 고유번호가 부여됩니다. 이 승인 절차는 건물주의 허락을 받는 절차와는 별개입니다.

따라서 우선 정관·대표자 선임 자료·대표자 신분증·단체 직인을 갖추고, 내부 의결이 필요한 단체라면 임차 승인 회의록도 준비해 제시하는 것이 실무적으로 적절합니다.