사실조회 신청을 할 때 기관에 보낼 질문은 어떻게 구체적으로 적나요?

사실조회 신청서의 질문은 재판에서 증명하려는 사실과 직접 연결하고, 조회기관이 보유한 자료를 기준으로 대상·기간·항목을 좁혀서 적으시면 됩니다.

민사소송법 제294조에 따라 법원은 공공기관·학교·단체·개인 등에 업무에 관한 조사나 보관 문서의 사본 송부를 촉탁할 수 있습니다. 따라서 신청서에는 단순히 “관련 자료를 모두 보내 달라”고 하기보다, 무엇을 확인하려는지와 그 답변이 사건의 어떤 쟁점에 필요한지를 밝히고, 조회할 기관과 질문을 구체적으로 특정하는 것이 좋습니다. 신청을 내더라도 법원이 필요성을 인정해야 조회가 진행됩니다.

질문 작성 순서

1. 확인하려는 사실을 한 가지씩 나눕니다. 예: 특정 계좌의 명의인 확인, 특정 기간의 진료 내역 확인 등.
2. 대상자를 식별할 정보를 적습니다. 이름과 함께 기관이 대상을 구분하는 데 필요한 정보(예: 계좌번호, 사건번호, 진료일 등)를 기재합니다. 주민등록번호 등 민감한 정보는 필요한 범위에서만 적으세요.
3. 조회 기간을 시작일·종료일로 특정합니다. “최근 몇 년간”처럼 범위가 불분명한 표현은 피하는 편이 좋습니다.
4. 확인할 항목이나 문서를 구체적으로 적습니다. 문서 사본을 원한다면 문서명과 작성·거래 시기 등을 밝혀 주세요.
5. 각 질문 옆에 입증하려는 쟁점을 연결합니다. 예: “이 조회는 ○○일에 해당 거래가 있었는지를 확인하기 위한 것입니다.”

기재 예시

“조회대상자 ○○○(기관이 대상자를 식별할 수 있는 정보 기재)에 관하여, 20○○년 ○월 ○일부터 20○○년 ○월 ○일까지 다음 사항을 회신해 주시기 바랍니다. ① 해당 기간 중 ○○계좌의 명의인과 계좌 개설일 ② 해당 기간 중 ○월 ○일자 거래의 거래일·금액·거래 유형 ③ 위 거래와 관련해 보관 중인 ○○신청서의 사본 이 조회는 해당 거래의 당사자와 발생 여부를 확인하여 ○○ 쟁점을 입증하기 위한 것입니다.”

이는 형식 예시이므로 실제로는 조회기관이 보유할 가능성이 있는 정보만 남기고, 사건과 무관하거나 지나치게 넓은 질문은 빼세요. 은행 거래정보처럼 비밀이 보호되는 자료는 제공 범위가 제한될 수 있으므로, 필요한 최소한의 항목을 제시하고 법원이 요구하는 절차에 따라야 합니다. 법원이 사실조회서를 보내고 회신이 도착하면 재판부에 확인·열람할 수 있습니다.