경력증명서에 재직 기간과 담당 업무는 어떻게 기재해야 하나요?

경력증명서에는 근무기간과 담당 업무를 인사기록 등으로 확인되는 사실대로 적고, 근로자가 요청한 항목만 기재하시면 됩니다.

근로기준법 제39조에 따라 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 사용증명서를 청구하면, 사용자는 사용 기간과 업무 종류 등 청구한 사항을 사실대로 적어 즉시 발급해야 합니다. 법에서 날짜를 어떤 형식으로 쓰거나 담당 업무를 어느 정도 세분화할지 정한 표준 양식은 제시되어 있지 않으므로, 기록과 실제 업무에 맞게 작성하는 것이 중요합니다.

• 재직 기간: 입사일과 퇴직일을 회사의 인사기록과 대조해 날짜로 기재하는 방식이 명확합니다. 여러 부서나 직무를 거쳤다면 각 기간을 나누어 적을 수 있습니다. 총 근무 연수만 기재하기보다 확인 가능한 시작일·종료일을 적는 편이 기간을 확인하기 쉽습니다.
• 담당 업무: 부서명이나 직책만으로 업무가 불분명하다면, 실제 수행한 업무를 확인 가능한 범위에서 구체적으로 적습니다. 예를 들어 ‘시설관리팀 근무’만 적기보다 실제 맡은 점검·관리 업무를 설명할 수 있습니다. 다만 수행하지 않은 업무를 추가하거나 업무 범위를 부풀려서는 안 됩니다.
• 기재 범위: 근로자가 요청한 사항만 적어야 합니다. 요청하지 않은 퇴직 사유나 징계 내용 등을 임의로 덧붙이지 마세요.

회사에서 근무기간이나 업무를 확인하기 어렵다면, 확인 가능한 인사기록을 먼저 대조하고 확인되지 않는 내용을 추측해 기재하지 않는 것이 안전합니다. 법정 발급 대상인데도 발급을 거부하거나 요청하지 않은 내용을 적어 근로기준법 제39조를 위반하면 500만원 이하의 과태료 대상이 될 수 있습니다.