국내출장 시 개인 법인카드 사용이 금지되어 여비 규정에 따라 현금으로 지급받아야 하는데, 실수로 법인카드로 주유한 경우 차량유지비_유류대로 처리해도 되나요?

말씀하신 경우에는 회사 규정상 출장여비를 현금으로 신청·수령해야 하는데 법인카드로 주유한 것이므로, 카드 사용 자체를 곧바로 ‘차량유지비_유류대’로 확정 처리하기보다 출장여비 지급액과 실제 주유비를 먼저 대조해 정산하셔야 합니다. 회사 규정 위반 여부와 세법상 비용 인정 여부는 별개의 문제입니다.

• 회사 소유 차량에 실제 주유한 경우: 주유비는 차량 운행·유지에 든 비용 성격이므로 차량유지비로 기록하는 것이 자연스러울 수 있습니다. 다만 출장여비 신청서에 따라 이미 현금을 지급했다면, 그 지급액이 같은 주유비를 보전하는 돈인지 확인해 중복 비용 처리되지 않도록 정산해야 합니다.
• 직원 개인 차량에 주유한 경우: 회사 차량의 유지비로 처리하는 것과는 성격이 다를 수 있습니다. 회사 규정이 거리 기준 여비를 현금 지급하는 방식이라면, 법인카드 주유액을 출장여비와 별도로 비용 처리할지, 이미 지급한 여비와 상계하거나 반환받을지는 회사의 여비 규정과 실제 정산 내용에 맞춰야 합니다.

실무적으로는 주유 영수증, 출장일·출장 목적·이동거리, 카드 사용 내역, 지급한 출장여비를 함께 확인하고, 같은 출장에 대해 현금 여비와 법인카드 주유비를 이중으로 부담·계상하지 않도록 정산 내역을 남기시는 것이 좋습니다. 회사 규정에 카드 사용 금지와 예외 처리 절차가 있다면 그 절차에 따라 사후 승인이나 환급 처리를 검토하세요. 계정과목을 바꾸는 것만으로 규정 위반이나 중복 정산이 해결되지는 않습니다.

또한 주유한 차량이 법인의 업무용승용차라면 유류비도 업무용승용차 관련비용에 포함될 수 있습니다. 이 경우 업무전용자동차보험 가입 여부와 업무사용금액 요건을 별도로 살펴야 하며, 관련비용을 손금에 산입한 법인은 관련 명세서를 법인세 신고 때 제출해야 합니다. 명세서를 제출하지 않거나 사실과 다르게 제출하면 해당 손금산입액 또는 잘못 기재한 금액의 1% 가산세가 적용될 수 있습니다. 다만 이는 차량이 업무용승용차에 해당하는 경우의 별도 검토 사항입니다.