협회에서 참가비를 수납할 때 회원사에게 증빙서류와 관련하여 어떤 내용을 안내해야 하나요?

회원사에는 먼저 협회가 주최자인지, 단순 수납대행자인지 확인 중이며 참가비 증빙은 공급자와 과세 여부를 확인한 뒤 발급하겠다고 안내하시는 것이 안전합니다. 참가비를 받았다는 이유만으로 면세계산서를 발급하거나, 입금확인서를 법정 증빙 대신 발급한다고 약속하지 마세요.

회원사에 보낼 안내문 예시

안녕하세요. 행사 참가비 증빙 발급 관련 안내드립니다. 현재 행사 주최자와 참가비 수납·정산 구조, 부가가치세 과세 여부를 확인하고 있습니다. 확인 결과에 따라 실제 공급자가 세금계산서 또는 계산서를 발급하거나, 해당되는 경우 영수증·참가비 납부확인서를 제공할 예정입니다. 증빙 발급 전까지 참가신청 내역과 입금내역을 보관해 주세요. 협회가 수납대행만 하는 경우에는 주최자 명의 증빙과 협회의 수납·송금 내역을 구분해 안내드리겠습니다.

협회가 먼저 할 일

1. 주최자와 거래 구조를 확인하세요. 계약서·행사 안내문·신청서에서 누가 행사를 제공하고 참가비를 받을 권리가 있는지 확인합니다. 협회가 자기 명의와 책임으로 행사를 제공하면 참가비는 협회의 수입으로 처리할 수 있지만, 대신 받아 전달하는 구조라면 수납액을 협회 매출처럼 처리하지 말고 수납·송금 내역을 구분해야 합니다.
2. 증빙 종류를 정하기 전에 과세 여부를 확인하세요. 과세 대상 용역이면 면세계산서를 발급하면 안 되고, 면세 공급으로 확인된 때 계산서 발급을 검토합니다. 계산서 발급이 어렵다는 사정만으로 영수증이나 입금확인서가 법정 발급의무를 대신하는 것은 아닙니다. 소비자 대상 사업 등 법령상 영수증 발급 대상에 해당하는지, 사업자 참가자가 계산서를 요구하는 경우 발급해야 하는 예외가 있는지도 살펴보세요.
3. 증빙과 정산자료를 맞춰 보관하세요. 참가신청서, 계약서, 입금내역, 주최자에게 보낸 금액과 날짜, 정산서 및 실제 발급한 증빙을 함께 보관합니다. 대행 구조라면 주최자의 증빙과 협회의 수납·송금 확인자료를 혼동되지 않게 나눠 제공하세요.

부가가치세법 제32조는 과세 재화·용역을 공급하는 사업자의 세금계산서 발급을 원칙으로 하고, 제33조와 시행령 제71조는 정해진 경우에만 발급 면제를 허용합니다. 따라서 행사 참가비의 증빙은 행사의 실제 내용과 공급자를 확인한 뒤 확정하시는 것이 좋습니다.