연차 유급휴가 사용 촉진 시 서면 통보를 반드시 해야 하나요?

연차 유급휴가 사용 촉진으로 미사용 연차수당 지급 의무를 면제받으려면, 근로기준법 제61조가 정한 서면 촉구와 서면 통보 절차를 모두 이행해야 합니다. 구두로만 알리거나 절차를 일부 빠뜨리면 사용 촉진에 따른 면제 효과를 인정받기 어렵습니다.

**일반 연차(1년간 80% 이상 출근해 부여된 연차 등)**는 다음 순서로 진행합니다.

1. 연차 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 근로자별 미사용 일수를 알리고, 근로자가 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구합니다.
2. 근로자가 촉구를 받은 날부터 10일 이내에 사용 시기를 정해 알리지 않으면, 사용기간 종료 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보합니다.

계속 근로 1년 미만 근로자의 월 단위 연차는 별도 일정이 적용됩니다. 최초 1년 근로기간 종료 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 먼저 서면 촉구하고, 그 뒤 새로 생긴 연차는 종료 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 촉구해야 합니다. 근로자가 촉구 후 10일 안에 사용 시기를 정하지 않으면 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보해야 하며, 통보 기한은 각각 최초 1년 종료 1개월 전까지, 뒤늦게 촉구한 연차는 10일 전까지입니다.

종이 문서가 가장 안전합니다. 이메일이나 전자결재를 이용하려면 회사의 전자문서·결재 절차가 갖춰져 있고, 근로자 개인에게 내용이 도달했으며 확인할 수 있었다는 점을 객관적으로 입증할 수 있어야 유효성이 인정될 수 있습니다. 단순히 일괄 이메일을 보냈다는 사실만으로 충분하다고 단정하기는 어렵습니다.

요건을 갖춘 사용 촉진에도 근로자가 연차를 쓰지 않아 소멸한 경우에는 그 미사용분을 보상하지 않아도 됩니다. 반대로 법정 시기·개별 안내·서면 방식 등 요건을 지키지 못하면 사용 촉진을 이유로 수당 지급 의무가 면제된다고 보기 어렵습니다. 연차 규정의 적용 여부는 사업장 규모에 따라 달라질 수 있고, 특히 상시 5명 미만 사업장은 일반 연차와 1년 미만 근로자의 연차 적용을 구분해 살펴야 합니다.