대표자 가수금을 갚을 때 어떤 증빙 서류를 남겨야 하나요?

대표자 가수금 상환은 실제 채무를 갚았다는 점이 입금 경위부터 상환까지 이어지도록 계좌이체 내역과 차용 근거, 상환 확인 자료를 함께 보관하시는 것이 좋습니다.

남겨둘 증빙

• 상환 이체 내역: 회사 계좌에서 대표자 개인 계좌로 이체하고, 이체 메모에 ‘대표자 가수금 상환’과 같이 목적을 적어 두세요. 현금으로 지급하면 지급 사실을 입증하기 어려워질 수 있습니다.
• 원래 빌린 사실을 뒷받침하는 자료: 금전소비대차계약서나 차용증, 대표자가 회사에 돈을 보낸 계좌 내역, 회사 장부의 가수금 발생 내역을 상환 자료와 함께 보관하세요. 차용증만 따로 있는 것보다 실제 송금·입금 내역이 함께 있으면 거래 흐름을 설명하기 쉽습니다.
• 상환 확인서 또는 영수증: 상환일, 상환액, 상환 후 남은 잔액을 적고 대표자와 회사가 확인해 두세요. 일부만 갚았다면 ‘일부 상환’과 잔액을 명확히 표시하는 편이 좋습니다.
• 회계 장부: 상환액만큼 가수금 잔액을 줄이고, 장부 잔액이 실제 미상환액과 맞는지 대조하세요. 이체액과 장부 처리액이 다르면 차이가 발생한 이유도 기록해 두는 것이 안전합니다.

민법 제474조에 따라 변제자는 돈을 받은 사람에게 영수증을 청구할 수 있습니다. 채무 전부를 갚았다면 민법 제475조에 따라 채권증서가 있는 경우 그 반환을 청구할 수 있고, 채무가 변제 외의 사유로 모두 소멸한 때에도 같습니다. 따라서 전액 상환이면 원본 차용증·채권증서를 돌려받거나 ‘전액 상환 완료’라고 표시해 보관하고, 일부 상환이면 원본을 없애기보다 상환액과 잔액을 확인하는 자료를 남기세요.

상환액이 장부상 가수금 잔액보다 많거나, 대표자의 최초 입금 내역과 회사 장부가 맞지 않으면 초과 지급분이 가수금 상환으로 설명되지 않을 수 있습니다. 상환 전에 채권자별 발생·상환 내역을 맞추고, 회사 계좌의 출금 기록과 대표자 계좌의 입금 기록까지 함께 보관하시면 거래 경위를 더 분명히 확인할 수 있습니다.