회사의 비용을 개인 직원이 부담한 후 급여 지급 시 급여대장에 반영하여 돌려주려면 급여 항목을 어떻게 설정해야 하나요?

직원이 회사를 대신해 먼저 낸 비용을 실제 지출액과 증빙에 따라 돌려주는 것이라면, 급여 항목이 아니라 ‘업무비용 정산(실비변상)’ 또는 ‘경비 환급’으로 급여대장에 별도 표시하는 방식이 적절합니다.

급여로 지급하는 금액과 섞이지 않도록 급여대장에 구분해 적고, 해당 환급액은 근로소득 과세 대상 급여에 포함하지 않는 방식으로 처리합니다. 회사 장부에서도 급여가 아니라 실제 지출의 성격에 맞는 비용으로 기록하는 편이 맞습니다.

• 직원이 업무를 위해 실제 지출한 비용이어야 합니다. 영수증·카드전표·출장 내역 등 지출 내용과 업무 관련성을 확인할 자료를 보관하세요.
• 예를 들어 직원이 회사 업무상 출장 교통비를 먼저 결제했다면, 실제 출장비와 증빙을 확인해 출장비 정산으로 지급할 수 있습니다. 실제 지출액보다 더 지급한 금액은 별도로 판단해야 합니다.
• 정액으로 지급하거나, 업무와 관련된 실제 지출 및 증빙을 확인하기 어려운 경우에는 단순 경비 환급으로 처리하기 어렵습니다. 근로 제공의 대가나 급여 성격으로 지급한 금액은 근로소득에 포함될 수 있습니다.
• 업무비용 환급을 급여 항목에 기재하더라도 명칭만으로 세무처리가 정해지는 것은 아닙니다. 실제 지출·증빙·업무 관련성이 기준입니다.

따라서 급여대장에는 과세 급여와 분리된 별도 정산 항목으로 기록하고, 지출 증빙과 정산 내역을 함께 보관하세요. 다만 회사 비용의 종류에 따라 필요한 증빙이나 적정한 회계 계정과목은 달라질 수 있습니다.