회계 프로그램에서 근로소득 지급명세서 전자파일을 생성하는 방법은 무엇인가요?

회계 프로그램에서 근로소득 지급명세서 전자파일을 만든 뒤, 제출용 파일을 국세청 전자제출 화면의 변환제출 방식으로 올려 오류를 확인하고 제출하시면 됩니다.

다만 회계 프로그램마다 메뉴와 파일 형식이 다르므로, 아래는 일반적인 절차입니다. 프로그램에 지급명세서 전자파일 생성 기능이 없거나 제출용 형식으로 저장되지 않는다면, 프로그램 업체의 사용 안내를 확인해야 합니다.

1. 급여 자료를 점검합니다. 근로자별 인적사항, 지급액, 소득 귀속연도 및 원천징수 관련 자료가 정확한지 확인합니다. 특히 주민등록번호 등 소득자 식별정보와 지급액이 누락되거나 잘못되면 제출 오류 또는 불분명한 지급명세서 문제가 생길 수 있습니다.
2. 회계 프로그램에서 근로소득 지급명세서를 작성합니다. 해당 과세기간의 급여 자료를 반영한 뒤, 지급명세서 제출 또는 전자신고·자료 내보내기 기능을 이용해 전자제출용 파일로 저장합니다. 메뉴명과 저장 방식은 프로그램마다 다를 수 있습니다.
3. 제출 화면에서 파일을 검증합니다. 지급명세서 제출 화면에서 근로소득 지급명세서를 선택하고 변환제출 방식으로 파일을 불러옵니다. 파일 형식과 내용을 검증한 뒤 오류가 있으면 프로그램 자료를 수정하고 다시 생성·검증합니다.
4. 오류가 없으면 제출하고 접수 여부를 확인합니다. 제출 후 접수증이나 제출 내역을 확인해 정상 접수되었는지 확인하세요. 같은 자료를 여러 번 전송했다면 제출기한까지 가장 마지막에 전송한 자료가 유효한 자료로 인정될 수 있으므로, 최종 전송 내역을 점검하는 것이 좋습니다.

근로소득 지급명세서는 원칙적으로 지급한 과세기간의 다음 해 3월 10일까지 제출합니다. 예를 들어 2025년에 지급한 근로소득분은 2026년 3월 10일까지 제출하는 일정입니다. 기한 내 미제출하거나 지급액 등이 사실과 다르게 기재되면 지급명세서 제출 불성실 가산세가 발생할 수 있습니다. 다만 가산세율과 지연 제출 시 적용은 제출 시점 및 소득 종류에 따라 달라질 수 있으므로, 기한을 넘긴 경우에는 해당 지급분의 적용 기준을 따로 확인해야 합니다.