합계잔액시산표에서 예수금 계정과목의 금액이 마이너스로 표시되는 이유는 무엇인가요?

합계잔액시산표에서 예수금이 마이너스라면, 장부상 직원 등에게서 맡아 둔 돈보다 이미 납부·지급한 금액이 더 크게 기록되었거나, 예수금의 입금·정산 분개가 빠졌을 가능성이 큽니다. 예수금은 회사가 잠시 보관했다가 관련 기관이나 당사자에게 전달할 금액이므로 보통 부채(대변) 잔액으로 나타납니다.

주로 생기는 원인

• 급여에서 공제한 금액은 적게 기록했는데, 실제 납부액은 전액 예수금 감소로 처리한 경우입니다. 예를 들어 급여에서 직원 부담분을 공제하지 않았거나 공제액보다 많이 납부했는데, 납부한 금액 전체를 예수금 차변으로 분개하면 잔액이 마이너스가 될 수 있습니다.
• 급여 지급 시 공제 분개가 누락되었거나, 납부 전표를 중복 입력했을 수 있습니다.
• 직원별·월별 공제액과 납부액의 귀속 시기가 다르거나, 전월 미납·환급액을 당월에 정산하면서 계정 처리가 맞지 않을 수 있습니다.

확인하고 바로잡는 순서

1. 예수금 계정을 세부 항목과 월별로 나누어 원장을 확인하고, 마이너스가 시작된 날짜의 전표를 찾습니다.
2. 급여대장상의 공제액, 실제 납부 내역, 예수금 입금·출금 전표를 서로 대조합니다. 납부액이 실제 공제액보다 큰 경우에는 차액을 누가 부담해야 하는지와 그 원인을 확인합니다.
3. 분개 누락·중복이나 계정과목 오류라면 원거래에 맞게 수정합니다. 회사가 대신 부담한 금액이라면 이를 예수금으로 남겨 두지 말고 실제 성격에 맞는 비용 또는 회수할 금액으로 처리해야 합니다. 다만 구체 계정은 부담 주체와 회수 여부에 따라 달라집니다.

예를 들어 직원 급여에서 공제한 금액이 10만 원인데 12만 원을 납부하고, 12만 원 전부를 예수금 감소로 처리하면 예수금이 2만 원 마이너스로 표시될 수 있습니다. 이 경우 2만 원을 회사가 부담했는지, 직원에게서 추가로 받을 금액인지 확인해 적절히 분리해야 합니다.

마이너스 잔액을 맞추려고 근거 없이 다른 계정으로 대체하지 마시고, 급여대장·납부확인서·은행 거래내역과 수정 전표를 함께 보관하세요. 정상적인 환급·정산으로 일시 발생한 잔액인지, 실제 공제 누락이나 중복 납부인지 구분하는 것이 중요합니다.