개인사업자가 직원 개인 차량을 업무용으로 사용하고 지급하는 차량유지비는 장부에 어떻게 기록해야 하나요?

직원 개인 차량을 사업자가 빌리거나 임차한 것이 아니라 직원이 업무에 사용하고 실제 비용을 보전해 주는 경우라면, 업무용승용차 특례에 따른 운행기록부·1,500만원 기준을 그대로 적용하는 거래와는 구분해 장부에 기록하셔야 합니다.

소득세법상 업무용승용차 비용 제한은 복식부기의무자가 업무용 승용차를 취득하거나 임차하여 지출한 관련 비용을 대상으로 합니다. 따라서 직원 소유 차량에 대해 사업자가 실제 부담한 업무상 지출은 이 특례의 차량별 비용으로 합산하지 않습니다. 다만 비용으로 처리하려면 사업 운영을 위한 지출이라는 점과 사업자가 실제 부담했다는 점을 확인할 수 있어야 합니다.

장부에는 실제 지급 형태와 증빙에 맞춰 다음처럼 정리하시는 것이 좋습니다.

• 직원이 먼저 결제하고 사업자가 돌려준 경우: 업무 관련 금액만 차량유지비 또는 여비·교통비 등 사용하는 계정과목으로 기록하고, 직원의 정산서와 사업자 계좌이체 내역을 함께 보관합니다.
• 사업자가 주유비·통행료 등을 직접 결제한 경우: 업무 사용분을 해당 비용 계정에 기록하고 카드전표·하이패스 이용내역 등 결제자료를 보관합니다.
• 개인 용도와 업무 용도가 섞인 경우: 개인 사용분은 비용에서 빼고, 업무 사용분을 구분한 근거를 남깁니다. 예를 들어 날짜, 방문 장소, 업무 목적, 주행거리나 지출 내역을 정산서에 기록할 수 있습니다.

직원에게 매월 일정액을 별도 지급하는 방식이라면 실제 업무 지출을 정산하는 방식과는 달리 지급 성격을 따져야 하므로, 실제 비용 정산인지 정액 보전인지 구분해 장부와 급여 관련 처리를 확인하셔야 합니다. 제시된 자료만으로 정액 지급액의 구체적인 세무 처리를 단정하기는 어렵습니다.

실무상 계정과목 이름보다 업무 관련성, 실제 지급 사실, 증빙의 연결이 중요합니다. 차량유지비로 기록하더라도 직원 개인 사용분까지 포함하거나 업무 목적을 확인할 자료가 부족하면 해당 금액이 필요경비로 인정되지 않을 수 있습니다.