직원에게 지급한 치료비를 급여대장과 회계장부에 각각 어떻게 구분하여 기록해야 하나요?

직원 치료비는 실제 치료비 정산인지, 직원에게 귀속되는 급여성 지원인지를 구분해 급여대장과 회계장부에 기록하셔야 합니다. 업무상 재해와 관련된 실제 치료비를 영수증 등에 따라 보전한 경우에는 급여와 분리해 처리할 여지가 있지만, 이 자료만으로 그 지급액의 비과세 여부를 확정할 수는 없습니다.

급여대장 구분

• 실제 치료비를 대신 지급하거나 실비로 돌려준 경우: 급여·수당과 별도 항목으로 기록하고, 진료비 영수증과 지급 내역을 연결해 두세요. 직원이 실제 치료비와 무관하게 자유롭게 쓸 수 있는 돈을 받은 경우와 구별해야 합니다.
• 업무상 재해의 치료비인지 불분명하거나 개인 치료비를 회사가 부담한 경우: 지급 명칭만으로 급여에서 제외하지 마세요. 직원에게 경제적 이익이 돌아가는 급여성 지급인지 검토하고, 급여로 판단하면 급여대장에 포함해 원천징수 처리 여부를 세무 담당자와 확인해야 합니다.
• 근로 제공의 대가나 근로와 밀접하게 관련된 급여성 지원은 명칭과 관계없이 근로소득에 포함될 수 있습니다. 따라서 ‘치료비’라고 적는 것만으로 급여가 아닌 것으로 처리할 수는 없습니다.

회계장부 처리

실제 치료비를 회사가 부담하고 직원에게 상환받지 않는다면, 지급 목적과 회사의 복리후생 규정에 맞춰 복리후생비 등 관련 비용으로 분류하는 방안을 검토할 수 있습니다. 다만 직원 개인에게 귀속되는 급여로 판단되는 금액은 복리후생비로만 처리하지 말고 급여 비용과 미지급금(또는 보통예금 지급)으로 기록하는 것이 적절합니다.

• 회사가 병원에 직접 지급: 차변에 해당 비용, 대변에 보통예금 또는 미지급금
• 직원에게 먼저 돌려준 경우: 영수증과 정산서에 근거해 비용을 기록하고 보통예금으로 지급
• 급여로 처리하는 경우: 차변에 급여, 대변에 예수금 및 미지급금 등을 기록한 뒤 실제 지급·납부 시 각각 상계

법인의 복리후생비는 임직원을 위해 지출했다는 이유만으로 모두 세법상 손금이 되는 것은 아닙니다. 사회통념상 타당하고 관련 증빙과 지급 기준이 갖춰졌는지 확인하세요. 실무상 재해 경위·업무 관련 자료, 진단서, 진료비 영수증, 산재 처리 내역, 회사의 지원 규정, 지급·정산 내역을 함께 보관하고 직원별로 기록을 남기는 것이 좋습니다. 업무상 재해가 아닌 치료비이거나 정액 지급·증빙 없는 지급이라면 급여 해당 여부와 법인 비용 인정 여부를 별도로 검토해야 합니다.