교육훈련비 증빙으로 어떤 서류를 준비해야 하나요?

교육훈련비를 비용으로 처리하려면 교육을 실제로 실시했고 회사가 비용을 부담했다는 자료와 업무 관련성을 보여주는 자료를 함께 보관하시는 것이 좋습니다.

기본적으로 챙길 서류

• 교육위탁계약서: 외부 훈련기관에 직원 교육을 맡긴 경우 보관합니다.
• 지급 증빙: 세금계산서·계산서 등과 함께 계좌이체 내역, 카드전표 등 실제 지급 사실을 확인할 자료를 보관합니다. 훈련기관에 지급한 비용을 증명하는 서류는 관련 규정에 열거되어 있습니다.
• 훈련 관련 회계장부: 교육비의 금액, 지급일, 거래처와 회계처리 내역을 확인할 수 있도록 정리합니다.
• 교육 실시 자료: 교육 일정·내용, 참석자 명단이나 출석부, 수료 확인 자료 등을 보관하면 실제 교육 여부를 설명하는 데 도움이 됩니다.
• 업무 관련성 자료: 교육과 직원의 직무가 어떻게 연결되는지 보여주는 교육계획서·품의서·교육과정 안내자료 등을 함께 두는 것이 실무상 유용합니다. 다만 법령에 열거된 기본 보존서류와, 업무 관련성을 설명하기 위해 추가로 갖추는 자료는 구분해서 보셔야 합니다.

지원금·융자를 받은 경우

국민 평생 직업능력 개발법에 따라 직업능력개발사업 비용을 지원·융자받았거나, 근로자가 훈련비를 지원·융자받을 수 있는 훈련을 실시한 경우에는 관련 서류를 3년간 보존해야 합니다. 해당되는 서류에는 훈련생 출석부, 훈련 관련 회계장부, 위탁계약서, 비용 지급 증명자료 등이 포함됩니다. 임금·훈련수당·숙박비를 지원받았다면 각각 지급대장도 보관 대상입니다. 원격훈련은 학습진도와 평가결과 등 학습 현황을 확인할 수 있는 전자문서도 해당할 수 있습니다.

따라서 우선 계약서, 지급 증빙, 회계장부, 교육 실시·참석 자료, 업무 관련성 자료를 한 묶음으로 보관하시고, 공적 지원·융자를 받았다면 위 법정 보존기간과 추가 서류 요건도 적용되는지 구분해 확인하시면 됩니다.