사내근로복지기금에서 월세 지원금을 지급할 때 근로자로부터 어떤 증빙 서류를 받아야 하나요?

월세 지원금의 증빙서류는 법령에 일률적인 필수 목록이 정해져 있다고 보기 어려우므로, 기금의 사업 규정에 필요한 서류와 확인 기준을 정해 두고 실제 임차·월세 납부를 확인할 자료를 받는 방식이 적절합니다.

실무상 다음 자료를 기본으로 둘 수 있습니다.

• 지원 신청서: 근로자 본인, 지원 대상 기간, 신청 금액 등을 기재합니다.
• 임대차계약서 사본: 임차인, 주택 주소, 계약기간, 월세액을 확인합니다. 직원 명의 계약인지도 확인할 수 있습니다.
• 월세 납부 증빙: 계좌이체 내역, 은행 거래내역 또는 임대인이 발급한 영수증 등으로 해당 월의 실제 납부액을 확인합니다.
• 지원금 지급 기록: 지원 대상 기간·금액, 지급일, 지급받은 사람을 남깁니다.

계약서만으로는 월세를 실제 납부했는지 확인되지 않으므로, 계약서와 납부 내역을 함께 받는 기준을 두는 편이 좋습니다. 보증금이나 관리비까지 지원하려는 경우에는 월세와 구분해 지원 대상·증빙을 규정에 따로 적어 두세요.

지원 전에 정관상 사업에 해당하는지, 복지기금협의회가 정한 지원 기준과 사업계획에 맞는지 확인하고, 신청서·계약서·납부 증빙·지급 기록을 서로 연결해 보관하세요. 사내근로복지기금은 기업회계 원칙에 따라 회계 처리해야 하며, 법정 관리·운영 서류는 작성일부터 5년간 보관하도록 정해져 있습니다. 다만 이 5년 보관 규정이 위 월세 증빙 각각의 보관기간을 직접 정한 것이라고 단정할 수는 없으므로, 기금의 회계·문서관리 기준에도 보관 방법을 정해 두시기 바랍니다.