법인에서 가족이 실제로 근무하는지 판단할 때 갖춰야 할 증빙 자료는 무엇인가요?

가족에게 급여를 지급했다는 사실만으로 실제 근무가 인정되는 것은 아니므로, 누가 어떤 일을 언제 어떻게 했는지 보여주는 당시 작성된 객관적 자료를 업무·근무·급여 세 갈래로 갖춰 두시는 것이 좋습니다.

갖춰 둘 자료

• 근로관계와 업무 내용: 근로계약서, 직무기술서 또는 업무분장표, 조직도, 급여 기준과 성과급 지급 기준을 보관하세요. 계약서에는 담당 업무, 근무 장소와 시간, 임금 등을 실제 근무 방식과 일치하게 적어야 합니다.
• 근무 사실과 지휘·감독: 출퇴근 기록, 출입기록, 근태·휴가 기록, 재택근무 규정, 업무시스템 접속기록, 업무지시와 보고 내역을 남기세요. 재택근무라면 업무일지·주간보고서와 이메일·메신저 기록처럼 실제 업무가 진행된 과정을 확인할 수 있는 자료가 특히 중요합니다.
• 실제 결과물: 작성한 문서·게시물, 고객 응대·상담 기록, 거래처 연락 내역, 회의록, 업무 처리 내역 등 담당 업무의 결과를 날짜와 함께 보관하세요. 마케팅 업무라면 게시물뿐 아니라 기획·수정·광고관리·성과보고 자료도 함께 두는 편이 좋습니다.
• 급여 지급과 금액의 합리성: 급여대장, 급여 이체 내역, 원천징수 자료를 보관하고, 유사한 업무·직급의 직원 급여나 외부 업체 견적 등으로 지급액과 성과급 산정 기준을 설명할 수 있게 하세요.

자료는 세무조사 뒤에 모아서 만들기보다 업무가 이루어질 때마다 작성·저장하는 것이 중요합니다. 계약서만 있거나 급여만 이체된 경우에는 실제 업무 제공을 충분히 보여주지 못할 수 있습니다. 반대로 가족이라는 이유만으로 곧바로 부인되는 것은 아니며, 업무의 실재성, 지휘·감독 관계, 근무 형태와 급여의 적정성을 종합해 판단합니다.

조세심판원은 가족인 재택근무자의 경우 업무시스템 접속기록이나 업무일지 등 통상 기대되는 관리자료가 제시되지 않은 점 등을 고려해 인건비를 인정하지 않은 사례가 있습니다(조심2021서5497, 2022.3.15.). 따라서 가족의 업무가 재택·유연근무라면 근무시간을 분 단위로 기록하는 것보다도 정해진 업무와 실제 수행·보고·결과가 서로 연결되도록 자료를 일관되게 보관하는 것이 핵심입니다.