사외이사 이사회 수당을 비용으로 인정받기 위해 갖춰야 할 증빙 서류는 무엇인가요?

이사회 참석 수당을 비용(손금)으로 인정받으려면 수당 지급의 적법한 근거와 실제 이사회 참석·직무 수행 사실을 함께 입증할 자료를 갖추는 것이 중요합니다.

사외이사도 회사의 이사이므로, 이사회 참석 대가로 지급한 수당은 명칭이나 장부 계정과목만으로 처리 여부가 정해지지 않습니다. 정관에 보수가 정해져 있지 않다면 상법 제388조에 따라 주주총회 결의로 이사의 보수를 정해야 합니다. 세법상으로도 상근이 아닌 임원의 보수는 원칙적으로 손금에 산입할 수 있지만, 특수관계인 거래로 조세 부담을 부당하게 줄인 경우에는 예외가 될 수 있습니다.

다음 자료를 수당 지급 건별 또는 정기적으로 보관해 두세요.

• 지급 근거: 정관, 주주총회 결의, 보수 지급 규정 등 수당의 대상·금액 또는 산정 기준을 확인할 수 있는 자료
• 참석 사실: 이사회 소집통지, 회의 안건·자료, 참석자와 참석 여부가 기재된 의사록, 서명 또는 참석 기록
• 직무 수행 자료: 이사회에서 검토·의견 제시·의사결정에 참여한 내용, 회사에 전달한 자문·검토 자료나 업무 관련 이메일 등
• 지급 내역: 수당 산정 내역, 지급결의 또는 내부 승인 자료, 계좌이체 내역과 회계 장부
• 금액의 합리성: 다른 이사와의 지급 기준, 회의 횟수·업무 부담 등을 비교할 수 있는 자료. 지배주주 등 특수관계인인 임원에게 직위가 같은 다른 임원보다 더 지급했다면, 초과 지급의 정당한 사유도 남겨 두는 편이 안전합니다.

회의록이나 이체 내역만으로는 실제 업무 참여와 지급액의 타당성이 충분히 드러나지 않을 수 있습니다. 반대로 단순히 ‘사외이사’라는 직함만 있고 참석·검토·의견 제시 자료가 부족하면 손금 인정에 다툼이 생길 수 있습니다. 지급수수료로 분류했는지보다 실질이 이사 직무의 대가인지, 지급 절차와 증빙이 그 실질에 맞는지가 중요합니다.