직원이 사비로 결제한 건은 영수증과 함께 지출결의서에 취합하여 세무대리인에게 전달하면 되나요?
직원이 개인 돈이나 개인 카드로 업무비를 결제했다면 영수증과 지출결의서를 한 건씩 묶어 세무대리인에게 전달하는 방식이 좋습니다. 다만 지출결의서가 모든 경우에 법정 필수서류라는 뜻은 아니며, 영수증만으로 용도가 분명하지 않은 지출은 업무 목적과 정산 내용을 함께 적어 두는 것이 중요합니다.
개인사업자의 사업소득 필요경비는 실제 사업과 관련해 지출한 금액이어야 합니다. 소득세법 제160조의2에 따라 관련 증명서류를 받아 보관해야 하고, 원칙적으로 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관합니다. 다른 사업자로부터 사업 관련 재화·용역을 산 경우에는 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 등이 증명서류에 해당합니다.
지출결의서에는 다음 내용을 적어 두시면 세무대리인이 비용 여부와 장부 반영을 판단하기 쉽습니다.
- 결제일·금액·거래처와 구매한 물품 또는 이용한 서비스
- 업무상 사용 목적과 관련 업무·현장
- 결제한 직원과 사업주가 직원에게 정산한 날짜·금액
- 취소·환불 여부 또는 개인용 지출이 섞였는지 여부
영수증은 카드전표나 현금영수증 등 거래 증빙을 붙이거나 전자파일로 함께 전달하세요. 직원에게 나중에 돈을 돌려줬다면 이체 내역도 정산 증빙으로 함께 두는 편이 좋습니다. 지출결의서는 내부 기록이고, 영수증 등은 거래를 증명하는 자료이므로 서로 대신하는 서류라기보다 함께 보완하는 자료로 보시면 됩니다.
세무대리인이 장부에 반영할 때는 직원의 결제액을 경비로 기록하고, 사업주가 직원에게 돌려준 금액을 같은 비용으로 다시 더하지 않도록 정산해야 합니다. 카드 결제내역이나 통장 출금내역이 함께 있더라도 동일 결제를 두 번 경비 처리하지 않도록 관련 자료를 묶어 표시해 주세요. 사업용 카드라도 사적 지출은 필요경비가 아니며, 업무 관련성이 불분명한 건은 지출 목적을 별도로 설명해 두는 것이 안전합니다.
