사업과 개인 용도로 함께 쓰는 통신비의 업무 사용 비중을 입증하기 위해 통화 및 문자 내역을 모두 캡처하여 보관해야 하나요?

통화·문자 내역을 전부 일일이 캡처해 보관하실 필요는 없습니다. 앞서 든 내역은 사업 사용분을 설명할 수 있는 자료의 예시이지, 모든 통화와 문자를 저장해야 한다는 뜻은 아닙니다.

공유 회선 요금에서 사업 사용분을 경비로 처리하려면, 요금이 실제로 지출됐다는 자료와 사업에 사용했다는 점을 합리적으로 설명할 자료를 갖추시면 됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 통신사 요금 청구서와 납부 내역
• 회선의 용도와 사업상 사용 방법을 적은 간단한 메모
• 업무 연락처나 일정 등 사업 사용을 뒷받침하는 자료
• 필요하다면 전체 내역이 아니라 일부 기간의 통화·문자 내역이나 통신사 이용 요약

다만 업무·개인 사용이 섞여 있는데 사업 사용분을 나눌 근거가 거의 없다면, 임의의 비율로 정해 요금 일부를 경비 처리하기는 어렵습니다. 이 경우에는 설명 가능한 범위만 반영하거나, 앞으로 업무용 회선을 따로 두는 방법이 더 명확할 수 있습니다. 문자 내용처럼 사적인 정보까지 무리하게 보관하기보다는, 요금 자료와 사업 사용을 설명할 최소한의 자료를 남기는 방향으로 관리하시면 됩니다.

사업소득의 필요경비 증빙은 원칙적으로 종합소득세 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 소득세법 제160조의2는 사업 관련 비용의 증명서류를 받아 보관하도록 정하고 있지만, 이 조항만으로 통화·문자 내역을 전부 캡처해야 한다고 볼 수는 없습니다.