기존 번호를 업무용으로 사용하고 개인용으로 최소 요금제의 회선을 하나 더 개통하여 사용하는 경우, 통신비 경비 처리는 어떻게 되나요?

기존 번호를 실제 업무용으로 사용하고 새로 만든 최소요금제 회선을 개인용으로만 쓴다면, 기존 번호 요금은 업무 관련성이 확인되는 범위에서 필요경비로 처리하고 새 개인 회선 요금은 경비에서 제외하는 방식이 적절합니다.

중요한 것은 요금제가 저렴한지, 번호를 새로 만들었는지가 아니라 각 회선의 실제 사용 목적입니다. 기존 번호가 업무용이라고 해도 개인 용도로 함께 사용한다면 그 개인 사용분까지 자동으로 경비가 되는 것은 아닙니다. 반대로 새 회선을 개인용으로만 쓴다면 사업자 명의나 사업자카드로 결제했더라도 그 요금을 사업 경비로 처리하기 어렵습니다.

회선별로 다음처럼 관리하시면 됩니다.

• 기존 회선: 통신사 청구서와 납부 내역을 보관하고, 업무용으로 사용한다는 점을 설명할 수 있도록 회선 용도를 간단히 기록해 두세요. 업무 전용으로 실제 사용한다면 그 사실이 필요경비 처리의 근거가 됩니다.
• 새 개인 회선: 개인 사용분으로 구분해 장부의 사업 경비에 넣지 마세요. 일부라도 업무에 사용한다면 그 부분을 객관적으로 나눌 수 있는 경우에만 해당 금액을 반영할 수 있습니다.

사업과 개인 용도가 섞인 비용은 사업에 주로 필요하고 사업 사용분을 명확히 나눌 수 있을 때 그 구분되는 금액만 필요경비로 인정될 수 있습니다. 법에 정해진 일률적인 인정 비율은 없으므로, 기존 회선의 개인 사용이 섞여 있는데 근거 없이 전액을 업무용으로 처리하는 것은 피하셔야 합니다. 통화·문자 내역을 전부 캡처할 필요까지는 없지만, 회선별 청구서·납부 내역과 용도 구분을 설명할 자료는 갖춰 두는 것이 좋습니다.

필요경비 증명서류는 원칙적으로 종합소득세 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 이는 개인사업자의 사업소득 필요경비에 관한 설명이며, 법인이라면 비용 인정과 회계처리 방식이 달라질 수 있습니다.