홍보용 샘플을 제공할 때 보관해야 하는 세무상 증빙 서류는 무엇인가요?

홍보용 샘플은 무엇을 누구에게, 언제, 어떤 홍보 목적으로 제공했는지 확인할 수 있는 자료와 제품 출고 기록을 함께 보관하시는 것이 좋습니다. 샘플이라는 이름만으로 광고용 지출이나 견본품으로 인정되는 것은 아니므로, 실제 제공 내용이 드러나도록 기록해야 합니다.

• 샘플 제공 내역: 제품명·수량·제공일·수령인(업체명 또는 성명)·제공 목적·제공 경위를 기록한 내부 결재서나 샘플 지급대장
• 출고·수령 자료: 재고 출고전표, 택배 송장, 수령 확인서나 인수증 등 실제 전달 사실을 보여주는 자료
• 홍보 목적 자료: 샘플 요청·제공 관련 이메일이나 메시지, 캠페인 안내, 게시물 또는 홍보 결과물 등 제공 목적을 뒷받침하는 자료
• 샘플 제작·구입 비용 증빙: 외부에서 샘플을 제작하거나 구입했다면 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 등 거래에 맞는 증빙을 보관하세요. 사업 관련 재화·용역을 공급받은 경우 원칙적으로 해당 증빙을 받아야 합니다.

회사 재고를 샘플로 내보낸 경우에는 구매 증빙만으로 실제 샘플 제공까지 입증되지는 않으므로, 재고 출고 내역과 수령·홍보 관련 자료를 연결해 보관하는 편이 안전합니다. 반대로 외부에 맡겨 샘플을 제작했다면 거래 증빙과 샘플의 실제 배포 자료를 함께 정리해 두세요.

증빙 보관기간은 사업 형태에 따라 다릅니다. 개인 사업자는 필요경비 증명서류를 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 하고, 법인은 원칙적으로 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 건당 3만원 이하 거래 등 정규 증빙 수취의 예외가 있더라도, 실제 지출과 사업 관련성을 뒷받침하는 자료는 별도로 남겨 두시는 것이 좋습니다.