자가차량 이용 시 경유지가 포함된 경우 주행거리 산정 및 정산 방식을 어떻게 규정해야 경유지 추가 청구 등의 분쟁을 방지할 수 있을까요?

경유지를 임의로 추가해 거리를 늘리는 일을 막으려면, 정산 기준을 ‘실제 운행거리’가 아니라 회사가 승인한 업무 일정에 따른 기준거리로 정하고, 추가 경유지는 사전승인 또는 사후 증빙이 있을 때만 반영하도록 쓰시면 좋습니다.

아래 문구를 규정에 넣어 보세요.

자가차량 업무사용 거리 및 정산 기준

1. 자가차량 지원금은 회사가 승인한 업무상 출발지·방문지·도착지를 기준으로 산정합니다. 출발지와 도착지는 원칙적으로 사업장과 업무 목적지로 하며, 자택에서 바로 출발하거나 자택으로 복귀하는 경우에는 회사가 업무상 필요성을 인정한 때에만 해당 구간을 포함합니다. 통상적인 출퇴근 거리는 지원하지 않습니다.
2. 기준거리는 회사가 정한 지도 서비스에서 승인된 방문지를 순서대로 입력해 산출한 합리적인 경로의 거리로 합니다. 직원이 임의로 선택한 우회 경로, 개인 용무를 위한 이동, 승인된 업무와 관계없는 경유지는 정산거리에 포함하지 않습니다.
3. 업무상 추가 방문지나 경유지가 생긴 경우에는 원칙적으로 이동 전에 관리자 승인을 받아야 합니다. 긴급하거나 사전에 승인을 받기 어려운 경우에는 방문 목적·장소·시간을 기록하고, 업무 관련 자료 등으로 확인할 수 있도록 정산 신청 때 사후승인과 증빙을 제출한 경우에만 해당 구간을 추가합니다.
4. 여러 업무 목적지를 방문하는 경우에는 승인된 방문 순서에 따른 기준거리만 한 번 산정합니다. 같은 구간의 왕복·중복 청구는 인정하지 않으며, 실제 운행거리가 기준거리보다 길더라도 업무상 불가피한 우회로 승인·확인된 부분만 추가로 인정합니다.
5. 정산 신청에는 승인된 방문지, 방문 순서, 업무 목적, 기준거리 산출 화면을 첨부합니다. 회사는 필요하면 일정·방문 사실을 확인할 수 있는 자료를 요청할 수 있습니다. 업무와 무관한 구간이나 중복·허위 청구가 확인되면 해당 구간은 정산에서 제외하고, 이미 지급한 금액의 반환은 사실 확인과 소명 절차를 거쳐 별도로 처리합니다. 임금에서 일방적으로 공제하지 않습니다.

핵심은 ‘경유지를 넣으면 무조건 더 받는 구조’를 없애는 것입니다. 신청서에 단순히 실제 이동 경로를 적게 하기보다, 먼저 회사가 승인한 목적지와 방문 순서를 확정하고 그 경로의 거리만 기본 정산 대상으로 삼으세요. 중간에 방문지가 추가되면 승인 기록이 있는 경우에만 거리를 더하고, 개인 용무로 잠깐 들른 곳은 업무 경로에서 제외한다고 적으면 됩니다.

다만 업무 중 실제로 꼭 필요한 방문이 일정 변경 때문에 사전승인을 받기 어려울 수도 있으므로, 그런 경우를 전부 불인정하기보다 사후승인과 업무 관련 증빙이 있으면 인정하는 예외를 두는 편이 현실적입니다. 정액지원금으로 운영하더라도 위 기준은 지원 대상 거리와 업무 관련성을 판단하는 사내 정산 규칙으로 명확히 두고, 현재 규정의 ‘최단거리 또는 최단시간’도 하나의 기준으로 통일하는 것이 좋습니다.