경비 지출 관리 시 적격증빙자료에는 어떤 것들이 있나요?

사업 관련 비용을 지출할 때 기본적으로 갖춰야 할 적격증빙은 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증입니다. 다만 사업자 유형과 거래 내용에 따라 예외가 있고, 증빙이 있어도 지출이 실제 사업과 관련된 비용이어야 합니다.

적격증빙의 종류

• 세금계산서: 부가가치세 과세 거래에서 받는 증빙입니다.
• 계산서: 부가가치세가 면제되는 거래 등에서 받는 증빙입니다.
• 신용카드 매출전표: 사업용 카드뿐 아니라 거래 내용을 확인할 수 있는 일정한 카드 전표도 증빙으로 쓸 수 있습니다.
• 현금영수증: 사업 관련 지출에 대해 지출증빙용으로 발급받은 현금영수증입니다.

개인사업자는 사업소득의 필요경비를 계산할 때 이 증빙을 받아 보관해야 합니다. 법인도 사업자에게서 재화나 용역을 공급받고 대금을 지급하면 같은 종류의 증빙을 수취·보관하는 것이 원칙입니다. 법인카드나 사업자카드로 결제했더라도 개인 용도 지출까지 자동으로 비용이 되는 것은 아닙니다.

증빙을 받지 않아도 되는 대표적인 경우

다음과 같은 경우에는 적격증빙 수취 의무의 예외가 될 수 있습니다.

• 건당 거래금액이 부가가치세를 포함해 3만 원 이하인 거래
• 농·어민에게서 재화나 용역을 직접 공급받은 경우
• 원천징수 대상 사업소득자에게 용역을 제공받고 실제로 원천징수한 경우
• 국외에서 재화나 용역을 공급받은 경우, 택시운송용역, 공매·경매·수용에 따른 거래 등 법령이 정한 경우
• 시행규칙에서 정한 일부 거래. 예를 들어 전기통신용역, 금융·보험용역, 철도 여객운송용역, 유료도로 통행료 등이 포함됩니다.

예외에 해당해 적격증빙을 받지 않아도 되는 경우에도 계약서, 영수증, 거래명세, 계좌이체 내역 등으로 거래 상대방·사업 관련성·실제 지급 사실을 확인할 자료를 갖춰 두는 편이 안전합니다. 계좌이체 내역만으로는 세금계산서나 현금영수증 같은 적격증빙을 대신한다고 단정할 수 없습니다.

증빙이 없거나 사실과 다른 경우

법인과 개인사업자는 일정한 예외를 제외하고, 증빙을 받지 않았거나 실제 거래와 다른 증빙을 받은 경우 **필요경비·손금으로 인정되는 금액 중 증빙을 받지 못한 금액의 2%**가 가산세로 부과될 수 있습니다. 이 가산세는 산출세액이 없는 경우에도 적용될 수 있습니다. 기업업무추진비로 손금불산입된 지출 등 법에서 정한 경우에는 해당 가산세를 적용하지 않습니다.

따라서 지출 때마다 증빙의 종류뿐 아니라 실제 공급자와 거래 내용이 일치하는지 확인하고, 카드전표·현금영수증·세금계산서와 계약서 및 지급 내역을 함께 정리해 두시는 것이 좋습니다. 개인사업자의 경우 필요경비 증명서류는 원칙적으로 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다.