회의비로 처리하기 위해 회의록과 참석자 명단을 어떻게 작성하고 보관해야 하나요?

회의비로 처리할 때 회의록이나 참석자 명단에 정해진 서식·필수 항목이 있다고 단정하기는 어렵지만, 실제 업무회의였고 지출액이 합리적이었다는 점을 설명할 자료를 함께 남겨두는 것이 좋습니다. 회의라는 계정과목이나 회의록만으로 회의비가 인정되는 것은 아니며, 지출 목적과 내용이 중요합니다.

회의 때마다 다음 내용을 간단히 기록해 두세요.

• 회의 일시와 장소
• 회의 목적·안건 및 논의한 내용, 결정사항
• 참석자 이름과 소속: 사내 참석자와 외부 참석자를 구분하면 좋습니다.
• 음식·다과 비용의 내용과 금액, 결제수단
• 카드전표·현금영수증 등 결제 증빙

예를 들어 “거래처 미팅”이라고만 적기보다 “신제품 납품 일정 협의”, 참석자와 소속, 논의 결과를 구체적으로 적는 편이 회의 목적을 설명하기 쉽습니다. 참석자 명단은 별도 문서로 만들거나 회의록 안에 포함해도 되며, 회의 일정표·이메일·업무자료 등 실제 회의가 있었음을 뒷받침하는 자료도 함께 보관하면 도움이 됩니다.

회의록은 법인세상 회의비 인정에 반드시 필요한 특정 서식으로 제시되어 있지는 않습니다. 다만 정상적인 업무를 위한 회의에서 통상적인 장소에서 제공한 다과·음식물 중 사회통념상 인정될 범위의 금액은 회의비로 볼 수 있다는 기준이 있으므로, 회의와 무관한 식사나 과도한 지출은 회의비로 처리하기 어렵습니다. 거래처와의 친목·관계 유지가 주된 목적이라면 실제 성격에 맞게 기업업무추진비 여부를 검토해야 합니다.

개인사업자의 사업소득 필요경비 증빙은 소득세법 제160조의2에 따라 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관하는 것이 원칙입니다. 다만 법인이라면 보존기간 등 적용 기준이 다를 수 있으므로 회의록과 지출 증빙을 회사의 장부·증빙 보존 기준에 맞춰 관리하세요.