전자결재로 사직서를 작성할 때 서명 여부에 따라 법적 효력이 어떻게 달라지나요?

전자결재로 제출한 사직서는 전자서명이 없다는 이유만으로 효력이 부인되지는 않지만, 누가 작성·제출했는지와 실제로 사직 의사를 표시했는지가 확인되어야 합니다.

「전자서명법」은 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명과 같은 효력을 부인할 수 없다고 정하고 있습니다. 또 「전자문서 및 전자거래 기본법」도 전자문서라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다. 따라서 회사 전자결재 시스템에서 본인 계정으로 작성하고 결재·제출한 기록이 남아 있다면, 종이에 직접 서명하지 않았더라도 사직 의사를 표시한 자료로 인정될 수 있습니다.

다만 전자서명 유무만으로 결론이 자동 결정되는 것은 아닙니다. 전자서명은 서명자의 신원과 해당 문서에 서명했다는 사실을 나타내는 정보를 말하므로, 시스템의 본인 인증 방식, 계정 사용 기록, 결재·제출 내역, 문서 내용 등을 함께 살펴야 합니다. 서명이 없고 계정 공유나 오입력 가능성 등으로 작성자가 불분명하거나, 제출이 확정적인 사직 의사 표시였는지 다툼이 있다면 효력을 단정하기 어렵습니다.

사직 의사표시는 상대방에게 도달하면 효력이 생기는 것이 원칙입니다. 따라서 전자결재함에 임시 저장만 된 경우와 회사가 확인할 수 있는 상태로 제출된 경우는 구별될 수 있습니다. 분쟁을 예방하려면 제출 완료 화면, 결재 이력, 제출 시각, 회사의 접수·확인 기록을 보관하고, 의사에 다툼이 있다면 사직 의사를 확인하는 문서를 별도로 남기는 편이 안전합니다.