임원 경조금 지급규정에는 어떤 내용을 정해야 하나요?

임원 경조금 지급규정에는 지원 대상·경조사 종류·지급액 기준·신청 및 지급 절차·증빙자료를 명확히 정하고, 임원에게도 일관되게 적용되는 기준을 두는 것이 좋습니다.

규정에는 다음 내용을 포함하세요.

• 목적과 적용 대상: 규정의 취지, 적용되는 임원과 직원의 범위, 재직 중인 사람만 대상인지 등을 정합니다. 임원과 근로자(직원)는 법적으로 지위가 다를 수 있으므로 적용 대상을 구체적으로 구분하는 편이 안전합니다.
• 지원 사유와 대상 가족: 본인 결혼·출산, 본인 또는 가족의 사망 등 지원할 경조사와 가족 범위를 정합니다.
• 지급 기준: 경조사별 지급액, 직급별 차등 여부, 동일한 경조사에 여러 임직원이 해당하는 경우의 지급 기준을 정합니다. 회사의 재정과 기존 운영을 고려하되, 특정 임원에게만 예외적으로 과다 지급하는 방식은 피하는 것이 좋습니다.
• 신청·승인·지급 절차: 신청 주체, 신청 기한, 결재권자, 지급 방법과 지급 시점을 정합니다.
• 증빙 및 기록: 청첩장·부고 등 경조사 발생 자료, 계좌이체 내역이나 수령 확인 자료를 보관하고, 수령인·사유·지급일·금액을 지급대장에 남기도록 정합니다.
• 개인정보 관리와 시행·변경: 제출 자료의 사용 목적과 열람 범위, 규정의 시행일 및 변경 절차를 둡니다.

세무상으로는 규정이 있다는 사실만으로 경조금 전액이 비용 인정되거나 비과세되는 것은 아닙니다. 사업자가 종업원에게 지급한 금액은 사회통념상 타당한 범위에서 필요경비에 산입될 수 있고, 받는 사람의 근로소득으로 보지 않을 수 있습니다(소득세법 시행규칙 제24조제2항, 제10조제1항). 따라서 실제 경조사와 지급 사실, 기준의 일관성, 금액의 타당성을 함께 확인할 수 있도록 규정과 지급 자료를 맞춰 두세요. 임원이 회사 업무에 직접 종사하는지, 지급액이 타당한지는 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

경조금 규정을 취업규칙에 포함하는 경우에는 상시 10명 이상 근로자를 사용하는 사업장의 취업규칙 신고 의무와, 규정을 불리하게 바꿀 때 근로자 동의를 받아야 하는 요건을 검토해야 합니다(근로기준법 제93조·제94조).